BTFコンサルティングが支援・促進させていただきたいこと

2019/07/12 2020/01/13

小川芳夫

【要約】

BTFコンサルティングが支援・促進させていただきたいことは、下記の３点

会議やワークショップのファシリテーション (茶色)
チームが協働し自律的に課題に対処できるように支援すること (緑色)
チームは協働し自律的に課題に対応できるようになること (青色)

【本文】

このブログでは、「お客様のご成長のために、BTFコンサルティングが支援・促進させていただきたいこと」を書きたいと思います。下図を使って話を進めていきます。

ファシリテーション (茶色部分)

茶色で示した部分がファシリテーションです。
茶色は土・土壌を意図していまして、個々人・組織・企業が成長するための土壌作り、を表現したくてこの色にしました。
会議 (集まって議論し合意形成する行為) を変革して個人・組織・会社が変わっていくことで、次の3点が期待できます。

仕事に取り組む姿勢 (モチベーション・充実感) が変わる
個々人が成長する
組織が会社が成長する

ファシリテーションは時間の流れとともに次の4つの段階で構成されます。

場をつくり、つなげる (共有)
受け止めて、引き出す (発散)
かみ合わせて、整理する (収束)
まとめて、分かち合う (決定)

各々の段階について簡単に説明します。
BTFコンサルティングでは、会議の参加者用の研修 (「ファシリテーションを活用することで会議はどんな感じに変わるのか」を理解していただくための研修) と、会議のファシリテーター用の研修 (「ファシリテートする方法」の研修と、「ファシリテーターの道具としてフレームワークなどを学んでいただく」研修) を用意していますので、ここでは簡単な説明に留めます。

場をつくり、つなげる (共有)

ここでいう「場」は、物理的な場と論理的な場があります。事前に準備しておくものです。

物理的な場は、会議室だったり、テーブルや椅子の配置だったり、文房具などの備品だったりします。ここはみなさん分かりやすいところかと思います。

論理的な場として3点挙げたいと思います。

プロセス設計
その会議やワークショップの目的と目標は何なのかを具体的に定義し、その目標に到達するために、どうやって時間を使ったら良いのかプロセスを設計します。
チーム設計
プロセスが決まると、誰々に集まってもらったら良いのかが決まってきます。参加者の関係性によっては、どうチームビルディングするのか、も考えておくことも重要です。
アイスブレイク
場の雰囲気を和ます目的や、午後一の場合はちょっと体を動かしてリフレッシュする目的などでアイスブレイクを使います。どんなアイスブレイクを使うかを事前に考えておきます。

受け止めて、引き出す (発散)

実際の議論の最初は、この発散の段階です。次の3点を挙げたいと思います。

傾聴と質問
議論開始時点で、グラウンドルールを決める場合が多いです。否定されない安心安全な場にすること、前向きな話し合いをすること、アイデアを紡ぎ合わせようとすることなどを参加者全員で合意し、具体的に守るべき事柄をグラウンドルールとして模造紙に書き出し、部屋の目立つところに貼ります。
人前で話すのが好きな人、話が長い人、今ひとつ何を言いたいのかはっきりしない人、人前で話すのが苦手な人、声の小さな人、等々色々な人がいますよね。みんなの意見を公平に聴き、言いたいことを確認するために質問したりします。意見・アイデアを、みんなの前に張り出した模造紙に書き出し、共有します。アイデアを丸で囲ったり、線で結びつけたりして紡ぎ合わせます。これをファシリテーション・グラフィックと言います。BTFコンサルティングでは発散の段階からファシリテーション・グラフィックを活用します。
非言語メッセージ
顔の表情、眠そうな表情、踏ん反り返って座っている様子、しかめっ面、等々、非言語メッセージを読み取って、場合によっては問いかけたりしながら、非言語メッセージも引き出します。
非攻撃的自己主張
ファシリテーターはもちろん、参加者の方も、攻撃されることがあります。そんな場合は、攻撃し返すのではなく、非攻撃的に自己主張をします。詳しいことは研修で練習も含めてご理解いただきます。

かみ合わせて、整理する (収束)

発散の段階ではたくさんの意見・アイデアを引き出し、ここの収束の段階で整理していきます。次の3点を挙げます。

論理コミュニケーション
「論理コミュニケーションって何だろう？」と疑問に思った方もいらっしゃるだろうと思います。意見やアイデアを構造化して分かりやすく整理し、参加者の前に見える化します。もちろん、参加者の方々の合意を得ながら進めていきます。スキルとしてはソフトスキルが生かされるところです。
ファシリテーション・グラフィック
BTFコンサルティングは発散の段階からファシリテーション・グラフィックを活用します。収束段階でも引き続き活用し、議論を見える化するための道具としてファシリテーション・グラフィックを使います。
フレームワーク
意見・アイデアをかみ合わせるための道具として、フレームワークを用います。別のブログで紹介させていただいた共感マップ (Empathy Map) はフレームワークの1つです。
ソフトスキルとフレームワークは別のブログで書きたいと思っております。

まとめて、分かち合う (決定)

合意形成の段階です。次の3点を挙げます。

意思決定手法
会議やワークショップで合意形成しなければならないものの1つに、「誰が何をいつまでにやるのか」を合意することがあります。これに役立つフレームワークがいくつかありますので、お客様の組織・会社に合ったものを活用して、合意されたことが確実に実行されるような合意形成をしていただけるよう、支援・促進させていただきます。
コンフリクト・マネジメント
意見の対立は起こり得ます。ファシリテーターは意見の対立を歓迎します。言い掛かり的な発言の場合は、その真意を確認させていただき、場合によっては発言をやめていただく場合もあります。しかし、真剣な議論の場での意見対立は、その議題に対して真剣に良くしよう・解決しようとの考えからのものであり、合意できるところがあるはずです。1つ１つ丁寧に合意を重ねていくことで、意見対立を解消していただけるよう、支援・促進させていただきます。
振り返り
自分たちが成長するために、もっと良い会議にするために、もっと効率よくするために、当該会議を振り返る時間を取ることは大切です。
また、合意された決定事項の実施の結果を振り返る場を約束し、チェックポイントの会議をスケジュールすることも大切です。集まっているその場で決めてしまうのが、スケジュール確保の観点から早いと思います。

チームが協働し自律的に課題に対処できるように支援する (緑色)

緑色で示した部分です。
緑色は木の葉を意図していまして、耕した土壌に、木が成長し葉が生い茂っていく様子を表現したくて、この色にしました。

ファシリテーションを活用して会議やワークショップを何回かやっていくと、チームが協働し課題に対処できる素地ができてきます。そこまではBTFコンサルティングが主ファシリテーターとして支援・促進させていただくのですが、頃合いを見て (もちろん相談させていただいて) 、主ファシリテーターをお客様のファシリテーターの方に切り替えて、BTFコンサルティングは副ファシリテーターに役を切り替えていきます。これにより、お客様内で、チームが自律的に課題に対処できるようになっていきます。